Personvernerklæringen for Norsk elbilforening

Innledning

Norsk elbilforening har siden 1995 jobbet for å fremme elbiler og ladbare kjøretøy. Vi arbeider for å redusere utslipp fra veitrafikken, gjøre hverdagen enklere for elbilistene, gi langsiktige elbilfordeler og jobbe for å få flere ladestasjoner.

Norsk elbilforening gjør ladehverdagen enklere for våre medlemmer ved å blant annet tilby ladebrikke som gir tilgang til flere ladestasjoner og en app som blant annet gir deg tilgang til Norsk elbilforenings ladekart. Personopplysninger er knyttet opp mot ladebrikken for å gi økt sikkerhet og nøkkelservice. Personopplysninger i appen sikrer best mulig produktopplevelse, samt sikkerhet rundt medlemskapet.

Norsk elbilforening har knyttet til seg flere gode samarbeidspartnere innenfor ulike områder, og vi arbeider kontinuerlig med å styrke mangfold i vårt fordelsprogram. Fordelsprogrammet eies og driftes av Norsk elbilforening og er i stadig utvikling.

For å drive organisasjonen mest mulig effektivt og kunne være nyttig for våre medlemmer, registrerer vi personopplysninger i et særskilt medlemsregister.

Personopplysningsloven inneholder regler om registrering og annen form for behandling av personopplysninger som er knyttet til en enkeltperson. Norsk elbilforenings personvernerklæring skal i likhet med personopplysningsloven og tilhørende regelverk, bidra til at de personopplysninger som oppgis av deg blir behandlet med grunnleggende personvernhensyn. Ikke minst skal du være trygg på at dette skjer på en sikker måte.

Bruk av og besøk på våre nettsider er i tillegg regulert i våre cookie-retningslinjer. Disse ligger på våre nettsider elbil.no.

Medlemsvilkår

1. Hvem medlemskapet gjelder for

1.1 Medlemskapet og tilhørende fordeler er personlig og til privat bruk.

1.2. Personer under 15 år må ha foresattes godkjennelse.

1.3. Overføring av et medlemskap fra en person til en annen er begrenset til: – Ved dødsfall kan gjenlevende ektefelle eller samboer overta medlemskapet kostnadsfritt frem til neste forfall. – Mellom ektefeller og samboere dersom det foreligger skriftlig fullmakt fra den som er medlem.

1.4. Navneendring skal meddeles skriftlig.

2. Gyldighet og kontingent

2.1. Ved nyinnmelding er medlemskapet gyldig fra betalingsdato og gjelder for ett år, med unntak for de som får medlemskapet betalt fra forhandler. Her er medlemskapet gyldig fra innmeldingsdato og et år frem i tid.

2.2. Medlemskapet er løpende og fornyes hvert år på innmeldingsdato. Faktura sendes ut i god tid før forfall. Når kontingenten betales innen forfall løper medlemskapet videre med tilhørende fordeler.

2.3. Før kontingenten er betalt kan man ikke gjøre krav på tjenester eller fordeler levert av Norsk elbilforening eller Norsk elbilforenings samarbeidspartnere.

2.4. Innbetalt kontingent regnes som forfalt og refunderes ikke. Dog refunderes normalt kontingent inntil 1 måned etter betalingsdato ved dødsfall eller alvorlig sykdom.

2.5. Ved medlemskap for to personer eller flere vil det kun sendes én samlefaktura per husstand.

Ord og uttrykk

Noen viktige begreper (i alfabetisk rekkefølge):

Anonymiserte opplysninger er opplysninger hvor vi har fjernet alle identifiserbare elementer slik at det ikke lenger er mulig å knytte opplysningene til deg som enkeltperson.

Behandling av personopplysninger er bruk av personopplysninger, slik som innsamling, lagring, endring, sammenstilling, utlevering og sletting.

Behandlingsansvarlig er Norsk elbilforeningens generalsekretær, som har ansvar for medlemsregisteret og behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret og forvaltningen av medlemsregisteret er delegert til medlemskapsavdelingen.

Fordelsprogram er fordeler og tilbud som rettes mot Norsk elbilforenings medlemmer som de ikke kunne framforhandlet på egenhånd.

Personvernlovgivningen er den norske personopplysningsloven med forskrifter, herunder personvernforordningen/General Data Protection Regulation (GDPR), slik denne er implementert gjennom personopplysningsloven.

Behandlingen / Samtykke

Norsk elbilforening behandler dine registrerte personopplysninger i overenstemmelse med avtalen med deg som medlem (jf. personopplysningsloven § 8 a). Ved å godta Personvernerklæringen regnes dette som samtykker til at Norsk elbilforening kan registrere og behandle personopplysninger om deg.

Hvis Elbilforeningen vil gi informasjon om, eller markedsføre produkter, tjenester eller andre fordeler ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmetoder for individuell kommunikasjon, herunder ved bruk av e-post og mobiltelefon, må du avgi et særskilt samtykke til dette, jf. markedsføringsloven § 15. Dette gjør du ved å krysse av for at samtykke avgis ved innmelding. Eksisterende medlemmer regnes for å ha avgitt samtykke, men kan når som helst trekke samtykke på Min side, eller ved å kontakte medlemsservice.

Hva slags personvernopplysninger samler vi inn?

Ved innmelding registrerer Norsk elbilforening navn, fødselsdato, full adresse, innmeldt dato, land, kjønn, e-postadresse, telefonnummer, bilnummer, bilmerke, bilmodell, og medlemskontingent. Alle disse opplysningene oppgis av deg. Medlemsnummer, ladebrikkenummer og lokalavdeling tildeles og registreres av Norsk elbilforening.

Det er frivillig å avgi personopplysninger til Norsk elbilforening, men for å kunne administrere ditt medlemskap på en forsvarlig måte, må vi som et minimum registrere navn, fødselsdato, full adresse, innmeldt dato, ladebrikkenummer, medlemsnummer, lokalavdeling og medlemskontingent.

Ved behov vil Norsk elbilforening også kunne innhente og registrere personopplysninger fra andre kilder, for eksempel kontaktinformasjon fra Folkeregisteret og informasjon fra Statens Vegvesen.

For nyhetsbrevabonnenter samler vi inne navn og epostadresse. Behandling av personopplysninger foregår da etter avtale om utsendelse.

Norsk elbilforening har ansvar for drift og vedlikehold av medlemsregisteret.

Til hvilke formål benytter vi dine personopplysninger?

Hensikten med innsamlingen, registreringen og behandling av personopplysninger er å forvalte og følge opp medlemskapet ditt på en god måte. Vi ønsker også å utvikle og markedsføre våre medlemsfordeler, produkter og tjenester til våre medlemmer. Dette gjelder også nyhetsbrevabonnenter.

Behandlingen av personopplysningene som Norsk elbilforening utfører, innebærer blant annet utsendelse av faktura og nyhetsbrev, samt sikring av rettigheter og fordeler knyttet til medlemskapet. Videre bruker vi informasjonen for å gi deg en best mulig medlemsservice og rådgivning som er rettet mot ditt behov.

Vi bruker både anonymiserte data og personopplysninger for markedsføringsformål i samsvar med gjeldende lovgivning til:

  • utsendelse av nyhetsbrev eller andre elektroniske henvendelser som inneholder informasjon og markedsføring forutsatt at dette er tillatt etter gjeldende lovgivning eller er basert på ditt samtykke. Norsk elbilforening vil at våre medlemmer skal få tilgang til de tilbud og fordeler vi tilbyr våre medlemmer.
  • å lage målgrupper for markedsføring samt individuelt å tilpasse markedsføringen (profilering) basert på lagret medlemsdata, eksempelvis ved å gi individuelle anbefalinger på aktuelle medlemstilbud.
  • medlemstilfredshetsundersøkelser, markedsanalyser, o.l.
  • vasking av kontaktinformasjon mot reservasjonsregisteret
  • kontroll av medlemskap i forbindelse med utnyttelse av Norsk elbilforenings fordelsprogram hos våre partnere.
  • innenfor lovbestemte regler sammenstille persondata mot data levert fra tredjeparter, slik som Google, Facebook og andre digitale aktører for at vi kan kommunisere med deg og andre brukere som deg gjennom disse kanalene

Merk at Norsk elbilforening har lagt til rette for at du kan reservere deg mot markedsføring og profilering i markedsføringsøyemed.

Når det gjelder informasjon om og markedsføring av produkter, tjenester og fordeler fra Norsk elbilforenings samarbeidspartnere i fordelsprogrammet, skjer all utlevering og behandling av personopplysninger i tråd med lovgivningen og i samsvar med de formål som er beskrevet over. Rammene deling og bruk av personopplysninger for tredjeparter fastsettes av Norsk elbilforening. All behandling skjer i henhold til inngåtte databehandleravtaler. Det kan i noen tilfeller være hensiktsmessig at tredjeparter bistår Norsk elbilforening med dette.

Du har anledning til å reservere deg mot markedsføring via telefon eller adressert post fra Elbilforeningen, jf. markedsføringsloven § 12. Slik reservasjon kan gjøres ved å kontakte medlemsservice i Elbilforeningen på medlem@elbil.no eller telefon 90 70 45 45. Dersom du reserverer deg, får du ikke tilgang til alle de fordeler som er tilgjengelig for Norsk elbilforenings medlemmer.

Informasjon ved bruk av Norsk elbilforenings digitale løsninger

Dersom du er inne på Norsk elbilforenings hjemmesider, etterlater du elektroniske spor som cookies (informasjonskapsler). En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside lagres på din datamaskin.

Informasjonskapslene brukes til å generere statistikk og til å overvåke bruken av hjemmesiden. Dette gir blant annet grunnlag for forbedring av hjemmesidene. Informasjonskapslene kan også brukes i samband med markedsføring av medlemsfordeler gjennom fordelsprogrammet.

Norsk elbilforening registrerer i noen tilfeller ved besøk på våre hjemmesider din IP-adresse (som er en identifikasjon på din datamaskin), samt din innloggede/ikke-innloggede status på Min Side, din web-adferd (for eksempel hvilke sider du besøker, når du besøker dem og eventuelle produkter som bestilles), omtrentlig lokasjon, teknisk informasjon om din nettleser og operativsystem og hvilken nettside du kom fra.

Din bruk av hjemmesiden til Norsk Elbilforening kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson.

Ved bruk av Norsk Elbilforenings app på mobiltelefon og nettbrett registreres blant annet opplysninger om lokasjon og informasjon om mobilenheten. Nærmere opplysninger om personvern fremkommer ved nedlastning av appen herunder formål, innsyns- og sletterutiner.

Hvordan får jeg vite om endringer i personvernerklæringen?

Norsk elbilforening er en dynamisk organisasjon hvor medlemskapet og tjenester er i stadig utvikling. Norsk elbilforening har derfor tidvis behov for å oppdatere personvernerklæringen og vi tar dermed forbehold om at det vil kunne skje endringer i denne i fremtiden.

Følgelig oppfordrer vi deg derfor til jevnlig å sjekke siste versjon av denne personvernerklæringen på vårt nettsted. Ved mindre endringer vil vi normalt kunngjøre dette på hjemmesiden, nyhetsbrev eller lignende. Dersom vi gjennomfører vesentlige endringer i personvernerklæringen vil du motta varsel direkte gjennom tilgjengelige kanaler som eksempelvis gjennom e-post eller på sms.

Hvor lenge oppbevares personopplysninger?

Vi oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig ut fra de formål som er beskrevet i avsnittet ovenfor eller for å oppfylle bestemte lovkrav. For eksempel krever bokføringsloven §13 at noe regnskapsmateriale (f.eks. fakturaopplysninger) må lagres i fem år.

Dersom du ikke betaler medlemskontingenten i Norsk elbilforening vil du bli slettet innen kort tid etter utmeldelse.

Andre typer personopplysninger (f.eks. e-poster og loggført dialog med medlemsservice eller valgte preferanser på «Min side») vil gjerne ha et kortere lagringsbehov.

For å forstå våre medlemmer best mulig, er historiske data av stor verdi for Norsk elbilforening. Vi ønsker likevel ikke at dette skal gå unødvendig ut over ditt personvern. Derfor tilstreber vi anonymisering av historiske data som ikke er nødvendige for å levere våre tjenester. Slik anonymisering av persondata gjør det mulig for Norsk elbilforening å utnytte verdien som ligger i dataanalyse på en personvernvennlig måte.

Sikkerheten knyttet til vårt medlemsregister

Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene om deg oppbevares på en forsvarlig måte slik at de ikke brukes urettmessig, kommer uberettigede i hende og slik at personopplysingslovens krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas. I den utstrekning vi deler personopplysninger med tredjeparter stiller vi tilsvarende krav om informasjonssikkerhet til dem.

Bruk av «Min side» og Norsk elbilforenings app krever innlogging. Du er selv ansvarlig for å holde påloggingsinformasjonen (brukernavn og passord) etc. konfidensiell.

Tilgang til dine personopplysninger

Kun utvalgte medarbeidere i Elbilforeningen har tilgang til medlemsregisteret. Elbilforeningen har gode rutiner for tilgangskontroll med medlemsregisteret og for hvordan personopplysningene skal behandles. Tilgangen er regulert med adgangskontroll hvor passord må benyttes.

Dine rettigheter til innsyn, retting, sletting og reservasjoner

Du har som medlem i Elbilforeningen rett til å be om innsyn i de opplysninger vi har registrert om deg. Du har også rett på informasjon om den behandlingen Elbilforeningen foretar seg og som er beskrevet over, jf. blant annet personopplysningsloven § 18.

Retting og sletting: Du kan kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes. Du kan også selv korrigere personopplysninger på «Min side».

Trekke samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt til Norsk elbilforening til å behandle dine personopplysninger. Eksempelvis kan du enkelt melde deg av nyhetsbrev du mottar på e-post.

Reservere deg mot uønsket markedsføring: Du kan reservere deg mot ulike former for direkte markedsføring (e-post, telefonsalg, adressert post, SMS, o.l.) og bruk av profilering i markedsføringsøyemed. Dette gjør du enkelt på «Min side» eller ved å kontakte medlemsservice på telefon 90704545 eller e-post medlem@elbil.no.

Kontaktinformasjon til Elbilforeningen

Har du spørsmål knyttet til medlemsregisteret, ønsker innsyn, ønsker å reservere deg eller be om retting eller sletting, kontakt medlemsservice hos Elbilforeningen på medlem@elbil.no eller telefon 90704545.